個人情報保護方針
SIMPLE株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が運営するHOTEL SOVA（以下「当ホテル」といいます。）において取得するお客様、取引先、採用応募者その他の関係者の個人情報について、その重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令およびガイドラインを遵守するとともに、以下の方針に基づいて適切に取り扱います。
第1条 事業者の名称等
個人情報を取り扱う事業者の名称、住所および代表者は、次のとおりです。
事業者名：SIMPLE株式会社
所在地：〒860-0023 熊本県熊本市中央区河原町25番地 出田実業ビル
代表者：首藤 秀明
運営施設：
- 運営施設：SIMPLE株式会社が運営するHOTEL SOVA各施設
- 各施設の名称および所在地は、HOTEL SOVA公式ウェブサイトをご確認ください。
第2条 個人情報の定義
本ポリシーにおける「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律に定める個人情報をいい、氏名、住所、生年月日、電話番号、メールアドレスその他の記述等により、特定の個人を識別できる情報をいいます。
また、他の情報と容易に照合することにより特定の個人を識別できる情報および個人識別符号が含まれる情報を含みます。
第3条 取得する個人情報
当社は、当ホテルの運営にあたり、次の個人情報を取得する場合があります。
1．予約・宿泊に関する情報
- 氏名、住所、生年月日、年齢、性別
- 電話番号、メールアドレスその他の連絡先
- 宿泊日、宿泊人数、宿泊プラン、客室、食事等の予約内容
- 同伴者の氏名その他の情報
- 到着予定時刻、交通手段および特別なご要望
- アレルギー、食事制限、バリアフリー対応その他、お客様から申し出のあった情報
- 宿泊履歴、利用履歴およびサービス提供履歴
- 法令上または本人確認上必要となる場合の本人確認書類に記載された情報
- 日本国内に住所を有しない外国人宿泊者の国籍、旅券番号および旅券の写し
- その他、予約および宿泊サービスの提供に必要な情報
2．決済に関する情報
- 宿泊料金、購入金額、請求金額および支払状況
- クレジットカード決済、電子決済、銀行振込その他の決済に関する情報
- 領収書の宛名、請求先および返金先口座等の情報
当社が外部の決済代行会社を利用している場合、クレジットカード番号等は決済代行会社が直接取得し、当社ではクレジットカード番号の全部を保存しない場合があります。
3．お問い合わせ等に関する情報
- お問い合わせ、要望、苦情およびアンケート等の内容
- 電話、電子メール、チャットおよびSNS等による連絡内容
- 忘れ物、遺失物、事故その他の対応に必要な情報
4．ウェブサイト利用に関する情報
- IPアドレス
- Cookieその他の識別子
- 端末情報、ブラウザ情報およびOS情報
- 閲覧ページ、閲覧日時およびアクセス履歴
- 当社ウェブサイトへの流入元および予約操作履歴等
5．防犯カメラ等に関する情報
- 館内、出入口、共用部分その他の場所に設置した防犯カメラの映像
- 入退館、チェックイン・チェックアウトその他の施設利用記録
6．採用活動に関する情報
- 氏名、住所および連絡先
- 履歴書、職務経歴書、資格、学歴および職歴
- 面接、適性検査および採用選考等に関する情報
7．取引先に関する情報
- 会社名、所属部署、役職および氏名
- 電話番号、メールアドレスその他の連絡先
- 契約、商談、発注、請求および支払いに関する情報
第4条 個人情報の取得方法
当社は、次の方法等により、適法かつ公正な手段で個人情報を取得します。
- 当ホテルの公式ウェブサイト、予約フォームおよびチェックインシステム
- 電話、電子メール、書面、チャットおよびSNS
- 宿泊予約サイト、旅行会社、旅行代理店および法人契約先
- 当ホテルのフロント、チェックイン端末および宿泊者名簿
- 決済代行会社その他のサービス提供事業者
- 防犯カメラおよび入退館管理システム
- 採用応募、取引およびお問い合わせ
- 本人の同意を得た第三者または法令上取得が認められている第三者
第5条 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を、次の目的の範囲内で利用します。
1．予約・宿泊サービスの提供
- 宿泊予約の受付、確認、変更および取消し
- 本人確認、チェックインおよびチェックアウト
- 客室、飲食、清掃、荷物預かりその他のホテルサービスの提供
- お客様からの要望、問い合わせおよび苦情等への対応
- 忘れ物、遺失物等の連絡および返送
- 宿泊料金その他の代金の請求、決済、返金および領収書の発行
- 予約内容、施設情報および緊急連絡等の案内
2．安全管理および施設運営
- お客様および従業員の安全確保
- 事故、災害、疾病その他の緊急事態への対応
- 防犯、不正利用、迷惑行為および規約違反の防止
- 当ホテルの施設、設備および情報システムの管理
- 宿泊者以外の出入り状況の確認
- サービス上または契約上のトラブルへの対応
3．法令等への対応
- 宿泊者名簿の作成および保存
- 関係行政機関、警察、消防、保健所その他の公的機関からの法令に基づく照会への対応
- 税務、会計その他の法令上必要な記録の作成および保存
- 当社の権利の行使または義務の履行
4．サービス改善および分析
- サービス品質の改善、新サービスおよび宿泊プランの企画
- 利用状況、予約傾向および顧客満足度等の調査および分析
- ウェブサイト、予約システムおよび広告の改善
- 個人を識別できない形式に加工した統計資料の作成
5．広告および情報提供
当社は、あらかじめ本人の同意を得た場合に限り、次の目的で個人情報を利用します。ただし、法令により本人の同意を必要としない場合を除きます。
- 宿泊プラン、キャンペーンおよびイベント等の案内
- メールマガジン、ダイレクトメールその他の広告の配信
- お客様の興味、関心および利用状況等に応じた情報および広告の提供
広告およびメール等の配信について、お客様は、配信メールに記載された方法その他当社所定の方法により、いつでも配信停止を申し出ることができます。
6．採用および取引先管理
- 採用応募者の選考、連絡および採用後の手続き
- 取引先との連絡、契約、発注、請求および支払い
- 取引上必要な審査および管理
7．上記に付随する目的
- 前各号の利用目的を達成するために必要な業務
- あらかじめ本人の同意を得た目的
第6条 要配慮個人情報の取扱い
当社は、アレルギー、健康状態、障害、宗教上の食事制限その他の要配慮個人情報を取得する場合、法令により認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得た上で取得します。
取得した情報は、食事、客室、バリアフリー対応、緊急時対応その他、お客様が希望するサービスを適切に提供するために必要な範囲で利用します。
第7条 個人データの第三者提供
当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関、地方公共団体またはこれらの委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに協力する必要があり、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- その他、法令により本人の同意を得ることなく提供することが認められている場合
なお、次の場合、個人データの提供を受ける者は、個人情報保護法上の第三者に該当しないものとして取り扱われます。
- 利用目的の達成に必要な範囲で、個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合
- 合併、会社分割、事業譲渡その他の事業承継に伴って、個人データが提供される場合
- その他、法令上、第三者に該当しない場合
当社が、宿泊予約サイト、旅行会社その他の事業者に個人データを提供する必要がある場合は、本人の同意の取得その他、個人情報保護法に基づく必要な措置を講じます。
第8条 個人データの取扱いの委託
当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人データの取扱いの全部または一部を、次の事業者等に委託する場合があります。
- 予約管理システム、宿泊管理システムおよびチェックインシステムの提供会社
- 決済代行会社および金融機関
- ウェブサイト、クラウドサービスおよび情報システムの運営会社
- メール配信、アクセス解析および広告配信サービスの提供会社
- 清掃、リネン、配送および忘れ物返送等の業務委託先
- 税理士、弁護士その他の専門家
当社は、委託先を適切に選定し、契約等により個人情報の取扱条件を定めるとともに、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。
宿泊予約サイト、旅行会社その他の予約経路を通じて予約された場合、当該事業者が、当社とは別に独立した個人情報取扱事業者として個人情報を取り扱うことがあります。
各事業者における個人情報の取扱いについては、各事業者が定めるプライバシーポリシーをご確認ください。
第9条 外国にある第三者への提供等
当社は、宿泊予約、決済、クラウドサービス、アクセス解析、広告配信その他のサービスの利用に伴い、外国にある事業者に個人データを提供し、または外国において個人データを取り扱う場合があります。
当社が本人の同意に基づいて外国にある第三者へ個人データを提供する場合は、個人情報保護法その他の関係法令に従い、あらかじめ、次の情報を本人に提供した上で同意を取得します。
- 提供先が所在する国または地域の名称
- 当該国または地域における個人情報保護制度に関する情報
- 提供先が講じる個人情報保護措置に関する情報
提供先となる外国を特定できない場合は、その旨および特定できない理由その他法令上必要な情報を提供します。
当社が、個人情報保護法に定める基準に適合する体制を整備した外国事業者に個人データを提供する場合は、当該事業者による個人情報保護措置の継続的な実施を確保するため、必要かつ適切な措置を講じます。
本人から求めがあった場合は、個人情報保護法その他の関係法令に従い、当該措置に関する情報を提供します。
対象となる外国、サービス、提供先および個人情報保護措置の詳細については、当社ウェブサイトへの掲載、お客様への個別の案内その他の適切な方法によりお知らせします。
第10条 Cookie等の利用および外部サービスへの情報送信
1．Cookie等の利用
当社のウェブサイトでは、利便性の向上、利用状況の把握、サービスの改善、予約機能の提供および広告配信等のため、Cookieその他これに類する技術を使用する場合があります。
Cookie等により取得する情報には、単独では特定の個人を識別できない情報が含まれます。
ただし、当社が保有する他の情報と容易に照合することにより特定の個人を識別できる場合は、個人情報として、本ポリシーおよび関係法令に従って適切に取り扱います。
お客様は、ブラウザの設定によりCookieを無効にすることができます。ただし、Cookieを無効にした場合、当社ウェブサイトまたは予約機能の一部が正常に利用できない場合があります。
2．外部サービスへの情報送信
当社のウェブサイトでは、次の外部サービスを利用する場合があります。
- アクセス解析サービス：Google Analytics
- 広告配信および広告効果測定サービス：Google広告、Meta広告
- 予約システム：予約番
- 地図、動画およびSNSコンテンツの表示：Google Maps、YouTube、Instagram
これらのサービスの利用に伴い、次の情報が各サービスの提供事業者に送信される場合があります。
- IPアドレス
- Cookieその他の識別子
- 閲覧したページのURLおよびページタイトル
- 閲覧日時および閲覧履歴
- 参照元となったウェブサイトの情報
- ブラウザ、OS、端末その他の利用環境に関する情報
- 予約画面の操作に関する情報
- その他、各サービスの提供に必要な情報
各事業者は、送信された情報を、アクセス状況の分析、サービスの提供、広告配信、広告効果の測定、不正利用の防止その他各事業者が定める目的で利用する場合があります。
各事業者における情報の取扱いについては、各事業者が定めるプライバシーポリシーその他の規約をご確認ください。
当社が利用する外部サービスに変更が生じた場合は、本ポリシーの変更その他の適切な方法によりお知らせします。
第11条 防犯カメラの設置
当社は、次の目的のため、当ホテルの出入口、フロント、廊下、エレベーター前、駐車場その他の共用部分に防犯カメラを設置します。
- お客様および従業員の安全確保
- 犯罪、事故、不正行為および迷惑行為の防止
- 事故、トラブル等が発生した場合の事実確認
- 施設および設備の管理
防犯カメラは、客室内、浴室、トイレその他、個人のプライバシーを著しく侵害する場所には設置しません。
当社は、防犯カメラを設置している場所またはその周辺に、防犯カメラが作動していることを示す掲示を行います。
撮影した映像は、権限を有する担当者のみが取り扱い、原則として録画日から30日間保存し、保存期間経過後は自動的に上書きまたは削除します。
ただし、事故、犯罪、トラブル等への対応、法令上の義務の履行、警察その他の公的機関への協力または当社の権利の保全のために必要な映像については、当該対応に必要な期間保存する場合があります。
第12条 安全管理措置
当社は、個人データへの不正アクセス、漏えい、滅失、毀損および改ざん等を防止するため、個人データの取扱状況および当社の事業規模に応じて、次の措置を含む必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
1．組織的安全管理措置
- 個人情報の取扱責任者および取扱担当者の明確化
- 個人情報の取扱規程および社内ルールの整備
- 個人情報の取扱状況の定期的な確認
- 漏えい等が発生した場合の報告および対応体制の整備
2．人的安全管理措置
- 従業員に対する個人情報保護教育および研修
- 秘密保持義務の明確化
- 従業員の異動または退職に伴うアクセス権限の適切な管理
3．物理的安全管理措置
- 書類、端末および記録媒体の適切な保管
- 個人データを取り扱う区域への入退室管理
- 個人情報が記録された書類および記録媒体の安全な廃棄
- 個人データを取り扱う機器の盗難および紛失防止
4．技術的安全管理措置
- IDおよびパスワード等によるアクセス制御
- 取扱担当者ごとのアクセス権限の設定
- 不正アクセスおよびマルウェア等への対策
- 通信および保存データの適切な保護
- システムの操作履歴およびアクセスログの管理
5．外的環境の把握
外国において個人データを取り扱う場合は、当該国または地域の個人情報保護制度等を把握した上で、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
当社が講じる安全管理措置の詳細については、第19条のお問い合わせ窓口までお問い合わせください。ただし、安全管理上の支障を生じさせるおそれがある情報については、回答できない場合があります。
第13条 個人情報の保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間保存し、保存の必要がなくなった場合は、法令に基づく保存義務がある場合を除き、復元が困難な方法で削除または廃棄します。
宿泊者名簿については、旅館業法その他の関係法令に基づき、作成の日から3年間保存します。
予約、決済、会計、契約、問い合わせ、苦情および事故対応等に関する情報については、法令上の保存期間、契約上の必要性、紛争の可能性その他の業務上の必要性を考慮して、適切な保存期間を設定します。
保存期間を経過した個人情報については、紙の書類は裁断、溶解その他の適切な方法により廃棄し、電子データは復元が困難な方法により削除します。
第14条 保有個人データの開示等の請求
本人は、当社が保有する本人の保有個人データについて、個人情報保護法その他の関係法令に基づき、次の請求を行うことができます。
- 利用目的の通知
- 保有個人データの開示
- 第三者提供記録の開示
- 内容の訂正、追加または削除
- 利用の停止または消去
- 第三者への提供の停止
請求を希望される場合は、第19条のお問い合わせ窓口までご連絡ください。当社所定の請求方法、本人確認書類その他の必要事項をご案内します。
本人は、当社が対応可能な範囲内で、書面または電磁的記録による方法その他法令上認められた方法により、開示方法を指定することができます。
代理人による請求の場合は、代理権を確認できる書類の提出をお願いする場合があります。
法令により請求に応じる義務がない場合、本人または第三者の権利利益を害するおそれがある場合、当社業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合その他法令に定める場合には、請求の全部または一部に応じられないことがあります。
請求の全部または一部に応じないことを決定した場合は、法令に従い、その旨および理由を本人に通知します。
開示等の請求に関する手数料は、原則として無料とします。
ただし、郵送による回答、記録媒体による交付その他特別な費用を要する場合は、合理的な範囲の実費をご負担いただくことがあります。この場合は、事前に金額および支払方法をご案内します。
第15条 本人確認
当社は、個人情報の開示、訂正、利用停止等の請求を受けた場合、不正な請求または第三者への情報漏えいを防止するため、本人確認書類の提示または提出その他の方法により、本人確認を行います。
本人確認のために取得した情報は、請求への対応、本人確認および対応記録の保存に必要な範囲でのみ利用します。
本人確認書類に本籍地、個人番号その他本人確認に必要のない情報が記載されている場合は、当該部分を塗りつぶした上で提出するようお願いすることがあります。
第16条 未成年者の個人情報
未成年者が当ホテルのサービスを利用する場合、当社は、必要に応じて親権者その他の法定代理人の同意または確認をお願いすることがあります。
未成年者が親権者その他の法定代理人の同意を得ることなく個人情報を当社に提供したことが判明した場合は、当該法定代理人からの申し出に応じ、法令および当社の手続きに従って対応します。
当社は、未成年者の個人情報についても、本ポリシーに基づき適切に取り扱います。
第17条 漏えい等への対応
当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損その他の事故が発生した場合、またはそのおそれがある場合、速やかに事実関係を調査し、被害拡大の防止、原因究明、影響範囲の特定および再発防止その他必要な措置を講じます。
法令により報告または本人への通知が必要な場合は、個人情報保護委員会への報告および本人への通知を適切に行います。
本人への通知が困難であり、本人の権利利益を保護するために必要な代替措置が法令上認められる場合は、当社ウェブサイトへの掲載その他の適切な方法により公表します。
第18条 本ポリシーの変更
当社は、法令の改正、当ホテルのサービス内容、利用するシステムまたは個人情報の取扱方法の変更その他の事情に応じて、本ポリシーを変更することがあります。
重要な変更を行う場合は、当ホテルのウェブサイトへの掲載その他の適切な方法によりお知らせします。
変更後の本ポリシーは、当ホテルのウェブサイトに掲載した日または当社が別途定めた施行日から適用します。
ただし、法令上、本人の同意が必要となる変更については、当社所定の方法により本人の同意を取得します。
第19条 お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情、相談および開示等の請求については、次の窓口までご連絡ください。
事業者名：SIMPLE株式会社
対象施設：
- 運営施設：SIMPLE株式会社が運営するHOTEL SOVA各施設
- 各施設の名称および所在地は、HOTEL SOVA公式ウェブサイトをご確認ください。
担当部署：ホテルマネジメント事業部
所在地：〒860-0023 熊本県熊本市中央区河原町25番地 出田実業ビル
電話番号：050-8896-5555
メールアドレス：info@hotelsova.co.jp
受付時間：平日9時～17時
制定日：2026年7月31日